Rekisterin nimi
Filologinen Klubi Oy:n asiakasrekisteri.
Rekisteri käsittää Filologinen Klubi Oy:n laskutusasiakkaat.
Rekisterin pitäjä
Filologinen Klubi Oy
Puistokatu 15 A 1, 90120 Oulu
Email: [email protected]
Y-tunnus: 3224665-4
Kotipaikka: Oulu
Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin käyttötarkoitus on toimia Filologinen Klubi Oy:n asiakasrekisterinä. Tähän kuuluu asiakkaiden tilausten hallinnointi, arkistointi ja käsittely sekä asiakassuhteen hoitaminen. Tietoja voidaan käyttää toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoitukseen ja henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön tuottamiseen verkkopalveluissamme. Henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.
Rekisterin tietoja voidaan käyttää organisaation omissa rekistereissä esimerkiksi mainonnan kohdistamiseen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Organisaatio saattaa käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita, jolloin osia rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi. Käsittelyn oikeusperusteena on sopimus.
Rekisteriin kerättävät tiedot
Rekisteri sisältää seuraavia tietoja:
– Rekisteröidyn nimi
– Henkilötunnus / Y-tunnus
– Yhteystiedot (osoitetiedot, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, yhteyshenkilöt)
– Asiakkaan tilaamat palvelut
– IP-numero
Tietojen säilytysaika
Rekisteriin tallennettuja tietoja säilytetään Kirjanpitolain 10 § määritetty säilytysaika 10 vuotta, sikäli kun ne ovat toimineet / toimivat perusteena laskutukselle tai muille maksuille. Asiakas voi vaatia henkilötunnuksensa hävittämistä tiedoista sen jälkeen, kun asiakassuhde on päättynyt ja kaikki asiakassuhteeseen liittyneet veloitukset on suoritettu. Kauppaan johtamattomia tietoja ei säilytetä.
Tietolähteet
Rekisteriin tallennetaan asiakkaan verkkokaupassa jättämät tiedot.
Tietoja ei luovuteta organisaation ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön, paitsi palveluiden tuottamiseen, luottotarkistukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa. Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.
Tietoja käytetään:
– Filologinen Klubi Oy:n omaan markkinointiin ja myyntiin
– Asiakassuhteen hoitamiseen (kuten asiakkaan tunnistamiseen, tukeen tai tiedottamiseen).
– Asiakkaan tilaaman palvelun toteuttamiseen.
– Laskutukseen ja tarvittaessa saatavien perintään.
Tietojen suojaaminen
Rekisterin suojauksen periaatteet A: Manuaalinen aineisto
Asiakastapahtumissa kerättävät yhteystiedot ja muut manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat tuhotaan välittömästi käytön jälkeen. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Rekisterin suojauksen periaatteet B: ATK:lla käsiteltävät toiminnot
Ainoastaan määrätyillä organisaation ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää asiakasrekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa. Verkkokaupassa tietojen jättäminen on suojattu tehokkaalla salauksella
Verkkokaupassamme tiedot tallennetaan Zoner Oy:n tarjoamalle Suomessa sijaitsevalle palvelimelle sekä Googlen Suomessa sijaitsevalle palvelimelle. Tietojen käyttö- ja tallennuspaikka on täten Suomi. Edellä mainittujen suojaustoimien lisäksi henkilötunnus on poistettu kaikista asiakkaalle ja yrityksen ulkopuolelle lähtevistä asiakirjoista ja muista sähköisistä dokumenteista.
Evästeet
Käytämme sivuillamme evästeitä. Evästeiden käytön ensisijaisena tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä.
Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa. Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme. Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja:
– vierailijan IP-osoite
– vierailun ajankohta
– selatut sivut ja sivujen katseluajat
– vierailijan selain
Sivuillamme vierailevalla käyttäjällä on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Useimmat selainohjelmat mahdollistavat evästetoiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.
Tietojen luovuttaminen
Asiakasrekisterin tietoja ei luovuteta markkinointitarkoitukseen. Tietoja ei normaalitilanteessa luovuteta kolmansille osapuolille. Tietoja voidaan luovuttaa vain seuraavissa tilanteissa:
– Jos asiakkaan tilaaman palvelun toteuttaminen sitä edellyttää.
– Saatavan perintätarkoituksessa perintätoimistolle.
– Suomen lainsäädännön edellyttämissä tilanteissa.
– Tietoja luovutetaan vain sen verran, kuin se kussakin edellä mainitussa tilanteessa on tarpeellista.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole organisaation tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys rekisterinpitäjän asiakaspalveluun tai rekisterin yhteyshenkilöön suomeksi tai englanniksi. Tarkastuspyyntö on allekirjoitettava. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteys rekisterinpitäjän sähköpostiosoitteeseen.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä organisaation asiakaspalveluun tai henkilörekisterin ylläpitäjälle. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä.
Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rajoittamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot rekisterinpitäjän sähköpostiosoitteeseen.
Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt voi osoittaa rekisterinpitäjän sähköpostiosoitteeseen. Mikäli toimit yritys- tai organisaation yhteyshenkilönä ei tietojasi voida poistaa tänä aikana.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka. Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
p. 029 56 66700
[email protected]
www.tietosuoja.fi